8 Sai lầm quản lý hàng hóa lưu trữ DN thường mắc phải

Đối với các doanh nghiệp,bao gồm cả các công ty TNHH sản xuất phụ tùng ô tô thì việc quản lý hàng hóa trong kho là việc rất quan trọng. Có thể ví quy trình này giống như khâu quản lý hậu cần cho một cuộc chiến. Nếu hậu cần không tốt thì tiền tuyến không thể vận hành tốt. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức được điều này, dẫn đến nhiều sai lầm không đáng có. Dưới đây là 08 sai lầm trong quản lý hàng hóa lưu trữ mà doanh nghiệp thường mắc phải. 

Ngày càng nhiều công ty tnhh sản xuất phụ tùng ô tô đặt nhà xưởng tại Việt Nam

1/ Lưu trữ quá nhiều hàng hóa trong kho 

Từ trước đến nay, các DN sản xuất, trong đó có các công ty TNHH sản xuất phụ tùng ô tô vẫn luôn được cảnh báo trong việc tinh giảm lượng hàng tồn kho trong kho Điều này nhằm  tạo ra không gian sản xuất khoa học nhất. Tuy nhiên thực tế, việc lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho vẫn là một trong những sai lầm phổ biến nhất của hầu hết các doanh nghiệp. Việc lưu trữ quá nhiều hàng hóa trong kho xưởng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc vận hành sản xuất và sắp xếp hàng hóa. Không có một nhà kho nào đủ rộng lớn để đủ chứa các hàng hóa tồn tăng lên hàng năm một. Ngược lại, việc thanh lọc, giảm mức tồn kho càng nhiều thì càng khiến nhà kho gọn gàng hơn và khiến DN giảm được tối thiểu số lượng “tiền chết” trong kho. 

2/ Hàng hóa, vật tư không được sắp xếp khoa học

Không có lý do nào có thể chấp nhận việc sắp xếp hàng hóa trong kho một cách cẩu thả, không khoa học. Ở tất cả các DN bao gồm các công ty TNHH sản xuất phụ tùng ô tô, hàng hóa, sản phẩm cần được phân loại, sắp xếp theo khu riêng biệt . Hoặc phân loại theo lô tùy vào kích thước, hạn dùng hoặc điều kiện bảo quản. Việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực. Đồng thời làm tăng năng suất lao động. Ngoài ra, việc kiểm soát, quản lý xuất nhập, hàng tồn sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn.

3/ Bám vào quy trình giấy

Hiện nay, ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tình trạng không sử dụng công nghệ để quản lý hàng hóa và phụ thuộc vào các quy trình lưu kho trên giấy diễn ra rất phổ biến. Việc này tưởng chừng như đơn giản và không ảnh hưởng nhiều đến các hoạt động sản xuất. Song thực tế thì hoàn toàn ngược lại. Những loại giấy tờ làm chậm quá trình làm việc và khiến DN phải trì hoãn các hoạt động do mất tài liệu hoặc thất lạc. Chính vì vậy, việc chuyển sang lưu trữ trên hệ thống phần mềm, công nghệ mang đến cho DN nhiều thuận lợi. Sử dụng một hệ thống quản lý kho sẽ làm cho công việc dễ dàng hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bao gồm tất cả các mảng của hàng tồn kho trong hệ thống: nó sẽ giúp bạn theo dõi bằng cách cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về giá trị hàng tồn kho của bạn. Hoặc việc sử dụng một số thiết bị quét cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Và đặc biệt cho bạn các thông tin cập nhật ngay lập tức về những hoạt động xuất nhập kho và thậm chí cung cấp cho bạn địa điểm chính xác của mỗi mục hàng

Các công ty tnhh sản xuất phụ tùng ô tô góp phần lớn vào GDP quốc gia

4/ Không chú ý đến việc dọn dẹp nhà kho 

Mặc dù nhà kho là nơi rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, song thực tế khu vực này thường hay bị bỏ quên. Bên cạnh đó, vẫn còn suy nghĩ “tất cả đều bỏ xuống nhà kho. Chính vì vậy nơi đây thường xuyên trở thành nơi lưu trữ những hàng hóa cũ nát, tấm pallet hỏng, mục nát. Đây chính là bằng chứng cho việc không quan tâm chú ý đến việc dọn dẹp nơi chứa “tiền” của các DN. Một nhà kho không chú trọng đến khâu vệ sinh là một nhà kho không có hiệu quả. Sự lộn xộn cản trở hàng hóa lưu thông và làm giảm năng suất. Chính vì vậy, việc lên kế hoạch dọn dẹp nhà kho mỗi ngày vào đầu và cuối ca làm việc giúp tạo nên một bước khởi đầu hiệu quả. 

5/ Chưa có sự quan tâm phù hợp đến vấn đề an toàn và sức khỏe 

Ngay cả một nhà kho trong một khu công nghệ cao gọn gàng cũng chưa hẳn là một kho an toàn. Nhà kho là một nơi làm việc rất nguy hiểm do chứa nhiều hàng hóa và các hệ thống kệ. Chính vì vậy, việc quan tâm đến vấn đề an toàn và sức khỏe của nhân viên kho là rất quan trọng. Và để quản lý tốt được vấn đề này DN phải lên kế hoạch cụ thể trong việc phát hiện, phòng ngừa những tai nạn trước khi nó xảy ra.  Việc chuẩn bị trước những điều này chắc chắn có thể tiết kiệm chi phí và có thể cứu một hoặc hai nhân viên khỏi bị thương nghiêm trọng. Tuy nhiên, thực tế hiện nay rất nhiều DN chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này. 

Các công ty tnhh sản xuất phụ tùng ô tô cần đảm bảo an toàn

6/ Bỏ qua quy trình nhập hàng hóa 

Trên thực tế, vai trò của việc tiếp nhận hàng hóa rất quan trọng đối với việc lưu kho hiệu quả . Chính vì vậy, đây là một khâu không thể bỏ qua. Tuy nhiên, ở rất nhiều DN, đôi khi do áp lực về thời gian giao hàng nên các nhân viên vô tình bỏ qua công đoạn này. Đây là một trong những lý do khiến cho việc kiểm soát hàng hóa, số lượng tồn kho rất khó kiểm soát.  Vì vậy, để đảm bảo quy trình hàng hóa của DN được duy trì hiệu quả, việc thiết lập đội ngũ nhân viên cốt cán , chuyên đào tạo về nhận hàng là rất cần thiết. 

7/ Không quan tâm đến phát triển nguồn nhân lực

Nhân viên chính là tài sản quan trọng nhất của một DN. Tuy nhiên, có thể do nguồn ngân sách eo hẹp mà nhiều DN bỏ qua việc chăm sóc những đối tượng này. Việc này khiến cho DN của bạn tốn chi phí hơn rất nhiều trong việc tuyển chọn, đào tạo, thay đổi nhân viên liên tục. Vì vậy, việc dành một chút thời gian và nguồn lực cho đào tạo và phát triển nhân viên là một việc làm hết sức thiết thực trong việc vận hành một DN hay một nhà kho. 

8/ Không kiểm kê và xác định lượng hàng tồn thường xuyên 

Khi vận hành một DN có rất nhiều việc bạn cần giải quyết nên đôi khi kho hàng bị bỏ quên, không được quản lý chặt chẽ. Lâu dần, hàng hóa thay đổi khiến các nhân viên và bạn không thể nắm chính xác hàng hóa trong kho đang có bao nhiêu, gồm những mặt hàng nào. Đây là sai lầm khá nhiều DN mắc phải và là bài toán đau đầu của nhiếu DN.  Thực tế, việc kiểm kê và xác định được lượng hàng có trong kho là rất quan trọng. DN của bạn sẽ nắm được mặt hàng nào có tồn nhiều để tìm đối tượng xuất đi, và mặt hàng nào đã hết tồn cần sắp xếp sản xuất trước. Trên cơ sở đó, DN của bạn có thể xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.

 Như vậy, những sai lầm trong quản lý hàng hóa lưu trữ của doanh nghiệp có tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của DN đó. Chính vì vậy, muốn DN của mình vận hành trơn tru thì cho dù DN bạn là các công ty TNHH sản xuất phụ tùng ô tô hay bất kể mặt hàng nào khác, DN của bạn cũng phải tập trung năng lượng trong việc quản lý kho hiệu quả nhất.