Kaizen là gì? Nguyên tắc và lợi ích của Kaizen trong sản xuất hiện nay

Các chủ doanh nghiệp có bao giờ tự hỏi làm thế nào mà những doanh nghiệp hàng đầu thế giới, đặc biệt là tại Nhật Bản, luôn duy trì hiệu suất vượt trội và sự đổi mới không ngừng? Bí quyết không chỉ nằm ở công nghệ hay nguồn lực tài chính, mà còn là một triết lý quản lý mang tên Kaizen. Đơn giản nhưng mạnh mẽ, Kaizen chính là "chìa khóa vàng" giúp tối ưu hóa từng chi tiết nhỏ để tạo nên sự thay đổi lớn. Vậy, Kaizen là gì và tại sao nó lại được áp dụng rộng rãi đến vậy? Hãy cùng Kizuna tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ, một triết lý kinh doanh nổi tiếng bắt nguồn từ Nhật Bản, có nghĩa là "cải tiến liên tục" hay "thay đổi tốt hơn", trong đó "Kai" chỉ sự "thay đổi" và "Zen" là "tốt hơn". Triết lý này tập trung vào việc thực hiện những điều chỉnh nhỏ nhưng thường xuyên để tối ưu hóa hiệu quả, chất lượng và năng suất trong mọi khía cạnh hoạt động, loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả cả về thiết bị lẫn quy trình.

Khái niệm về Kaizen là gì?

Ngoài ra triết lý Kaizen còn là chiến lược khuyến khích sự hợp tác tích cực giữa nhân viên ở mọi cấp bậc để cùng nhau đạt được những cải tiến thường xuyên và bền vững trong sản xuất. Nói cách khác, Kaizen tập hợp sức mạnh tổng hợp của toàn bộ nhân viên, tạo ra một động lực cải tiến mạnh cho toàn công ty.

2. Đặc điểm của phương pháp Kaizen

Như đã trình bày, những đặc điểm cốt lõi của Kaizen gồm có:

• Kaizen là một quá trình cải tiến không ngừng tại môi trường công sở.
• Mục tiêu của Kaizen là gia tăng năng suất, đáp ứng nhu cầu khách hàng đồng thời giảm thiểu sự lãng phí (về chi phí, thời gian…).
• Quá trình triển khai Kaizen cần sự tham gia tích cực của toàn thể nhân viên và ban quản lý.
• Hoạt động nhóm đóng vai trò quan trọng trong hệ thống Kaizen.
• Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hiệu quả hỗ trợ quá trình áp dụng Kaizen.

3. Lợi ích của việc áp dụng phương pháp Kaizen 

Một số lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi áp dụng Kaizen:

• Tăng năng suất: Kaizen, với triết lý cải tiến liên tục, loại bỏ lãng phí và tối ưu quy trình, tăng hiệu suất, rút ngắn thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Sự phối hợp tích cực của nhân viên trong việc đề xuất và triển khai các giải pháp cải tiến tạo môi trường năng động, sáng tạo, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và cầu tiến. Ngoài ra còn giúp phát hiện và xử lý vấn đề tiềm ẩn, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, giảm sai sót và chi phí, dẫn đến tăng năng suất, củng cố vị thế cạnh tranh và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
• Cải thiện về chất lượng dịch vụ và sản phẩm: Hệ thống Kaizen liên tục xác định và loại bỏ nguyên nhân gây sai sót trong sản xuất và dịch vụ, giảm sản phẩm lỗi, tăng độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng. Những cải tiến nhỏ thường xuyên tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí, tập trung nguồn lực vào chất lượng sản phẩm, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực đáp ứng nhu cầu khách hàng và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường: Kaizen bằng cách tối ưu từng chi tiết nhỏ, đã mang lại hiệu quả vượt trội trong sản xuất: quá trình được tinh gọn, loại bỏ lãng phí, năng suất tăng, chất lượng sản phẩm cao hơn, giá cả hợp lý hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn, tạo lợi thế cạnh tranh.
• Đào tạo kỹ năng cho nhân viên: Hệ thống Kaizen khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên trong việc tìm ra giải pháp tối ưu cho công việc, đồng thời rèn luyện khả năng phân tích, giải quyết vấn đề, giao tiếp và tinh thần nhóm. Môi trường Kaizen cũng là nơi thúc đẩy sự phát triển cá nhân thông qua việc chia sẻ và học hỏi lẫn nhau, giúp mỗi thành viên cảm nhận rõ giá trị đóng góp của mình vào thành công chung của doanh nghiệp.

Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen 

4. Nguyên tắc cốt lõi của Kaizen trong sản xuất

Triển khai cải tiến sản xuất thành công đòi hỏi doanh nghiệp phải thấu hiểu bản chất của Kaizen và các nguyên tắc vận hành. Dưới đây là 10 nguyên tắc nền tảng của phương pháp Kaizen.

• Ưu tiên định hướng phục vụ khách hàng: Nguyên lý nền tảng của Kaizen thể hiện qua định hướng phục vụ nhu cầu người tiêu dùng. Các tổ chức cần phân tích kỹ lưỡng mong muốn của thị trường để điều chỉnh sản phẩm phù hợp với xu hướng tiêu dùng.
• Phát triển tinh thần cải tiến: Triết lý Kaizen đề cao quá trình nâng cấp thường xuyên, liên tục. Các tổ chức cần xây dựng môi trường làm việc năng động, khích lệ nhân viên sáng tạo phương thức mới nhằm tối ưu quy trình sản xuất.
• Chấp nhận sai sót: Mỗi lỗi lầm phản ánh cơ hội phát triển và hoàn thiện quy trình. Các tổ chức cần thiết lập văn hóa cầu thị, thúc đẩy tinh thần trao đổi thông tin và cùng nhau giải quyết các vướng mắc phát sinh.
• Quan tâm chi tiết: Phương pháp Kaizen chú trọng cả những yếu tố nhỏ nhất trong quy trình. Các biến đổi nhỏ tích lũy thành hiệu quả lớn, vì vậy các tổ chức cần quan tâm toàn diện đến mọi khía cạnh trong hoạt động.
• Phát huy sức mạnh tập thể: Tinh thần đồng đội là nền tảng của Kaizen. Các tổ chức cần xây dựng môi trường hợp tác, khuyến khích trao đổi ý kiến và giải pháp giữa các thành viên.
• Lấy số liệu làm căn cứ: Thông tin thực tế là cơ sở cho các quyết định cải tiến. Các tổ chức cần thu thập và phân tích dữ liệu chính xác để có căn cứ điều chỉnh quy trình phù hợp.
• Duy trì tinh thần lạc quan: Phương pháp Kaizen yêu cầu sự đóng góp tích cực từ toàn thể nhân viên. Các tổ chức cần tạo bầu không khí làm việc năng động, khích lệ tinh thần học tập và phát triển.
• Triển khai ngay lập tức: Triết lý Kaizen nhấn mạnh tầm quan trọng của hành động thực tế. Các tổ chức cần xây dựng môi trường năng động, khuyến khích nhân viên áp dụng ý tưởng cải tiến vào thực tế.
• Biến thách thức thành động lực: Mỗi khó khăn ẩn chứa tiềm năng phát triển. Các tổ chức cần nhìn nhận thách thức như nguồn động lực thúc đẩy tiến bộ.
• Cam kết lâu dài: Phương pháp Kaizen đòi hỏi quá trình thực hiện bền bỉ, liên tục. Các tổ chức cần kiên định theo đuổi phương pháp này nhằm đạt kết quả bền vững.

Nguyên tắc cốt lõi của Kaizen trong sản xuất và kinh doanh 

5. Quy trình cải tiến Kaizen trong hoạt động sản xuất

Bước 1: Phân tích hiện trạng và xác định mục tiêu Kaizen

Bước đầu tiên trước khi áp dụng phương pháp Kaizen là doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá tình hình hiện tại để xác định những mục tiêu khả thi. Kaizen không cần nguồn lực tài chính lớn, song đòi hỏi sự nỗ lực lâu dài từ tất cả thành viên. Doanh nghiệp có thể bắt đầu thử nghiệm Kaizen ở phạm vi nhỏ, sau đó mở rộng dần phạm vi áp dụng.

Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Khi hoàn tất quá trình đánh giá, điều cần thiết là xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Chẳng hạn, nguyên nhân dẫn đến tồn kho quá lớn là do thiếu sót trong quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu? Dữ liệu thu thập trong thời gian dài sẽ giúp làm sáng tỏ điều này. Việc thu thập ý kiến từ mọi nhân viên sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện và khách quan hơn.

Bước 3: Đề xuất và lựa chọn giải pháp

Xác định rõ nguyên nhân xong thì giai đoạn tiếp theo là tập hợp mọi người cùng nhau đưa ra các phương án giải quyết. Lãnh đạo cần tạo điều kiện để nhân viên thoải mái trình bày những ý tưởng đột phá. Từ đó, lựa chọn phương án khả thi nhất và xây dựng kế hoạch thực hiện, kèm theo các chỉ số đánh giá cụ thể, dễ đo lường.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Quá trình triển khai Kaizen sẽ được tiến hành theo kế hoạch đã đề ra. Doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình thử nghiệm hoặc thực hiện từng bước nhỏ để kiểm tra hiệu quả của giải pháp trước khi áp dụng rộng rãi. Trong suốt quá trình này, cần thường xuyên cập nhật thông tin và giám sát sát sao.

Thực hiện giải pháp Kaizen 

Bước 5: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả áp dụng phương pháp Kaizen, doanh nghiệp cần tiến hành nhiều hoạt động nhằm tăng cường và tối đa hóa hiệu quả của các giải pháp đã được đưa vào thực tiễn. Cụ thể, cần có quá trình ghi chép đầy đủ, chính xác về quy trình thực hiện, kết quả thu được và những bài học kinh nghiệm quý báu từ quá trình áp dụng giải pháp. Tài liệu này sẽ là một cẩm nang hữu ích cho các lần áp dụng tương tự sau này, đồng thời hỗ trợ nhân viên hiểu rõ và thực hiện các bước cải tiến một cách dễ dàng hơn.

Bước 6: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Kết thúc giai đoạn áp dụng phương pháp Kaizen, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá hiệu quả và xác định những thách thức mới phát sinh. Quá trình bao gồm việc thu thập thông tin, tìm hiểu phản hồi từ nhân viên và quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi đã nhận diện được những vấn đề mới, doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân sâu xa, sử dụng các phương pháp như 5W1H, sơ đồ Ishikawa hay phân tích Pareto.

Quy trình cải tiến Kaizen

Để duy trì hiệu quả, chu trình Kaizen cần được thực hiện thường xuyên. Hơn nữa, doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc khuyến khích tinh thần Kaizen, tạo điều kiện cho mọi nhân viên tích cực tham gia và đóng góp ý kiến cải tiến.

6. Một số câu hỏi thường gặp về Kaizen

Khi nào nên áp dụng Kaizen?

Nên áp dụng Kaizen khi doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng năng suất và hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, giảm chi phí sản xuất, tăng sự hài lòng của khách hàng, và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Mối liên hệ giữa Kaizen và chu trình PDCA?

Phương pháp Kaizen sử dụng vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act) như công cụ cốt lõi. Cấu trúc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh của PDCA định hướng quá trình cải tiến liên tục của Kaizen. Kaizen cung cấp triết lý, PDCA cung cấp hệ thống thực hành. Sự kết hợp này tối ưu hóa hiệu quả cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng. Hai phương pháp bổ trợ, tạo nên một hệ thống mạnh mẽ. Kết quả là sự cải tiến toàn diện và bền vững.

Ví dụ về Kaizen?

Toyota được biết đến rộng rãi với việc áp dụng thành công phương pháp Kaizen, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp khác cũng đã đạt được kết quả đáng kể khi áp dụng phương pháp này. Một số ví dụ bao gồm:

• Lockheed Martin: Tập đoàn hàng không vũ trụ danh tiếng này là một ví dụ điển hình về việc áp dụng thành công triết lý Kaizen. Phương pháp đã hỗ trợ họ đạt được những kết quả ấn tượng, cụ thể là giảm đáng kể chi phí sản xuất, lượng hàng tồn kho và thời gian vận chuyển sản phẩm đến tay khách hàng.
• Công ty ô tô Ford: Năm 2006, khi Alan Mulally - một nhà lãnh đạo tài ba, nắm quyền điều hành Ford, công ty này đang đối mặt với nguy cơ phá sản nghiêm trọng. Tuy nhiên, bằng việc áp dụng Kaizen, Mulally đã dẫn dắt Ford thực hiện một cuộc cải tổ toàn diện, ghi dấu ấn lịch sử trong ngành công nghiệp ô tô.

Trên đây là các nội dung mô tả về khái niệm Kaizen là gì. Để đạt được hiệu quả tối ưu và chất lượng công việc xuất sắc, cần phải có một cam kết bền vững, tập trung vào việc cải tiến liên tục các hoạt động hàng ngày. Triết lý Kaizen, với phương pháp cải tiến nhỏ thường xuyên, sẽ góp phần quan trọng trong việc đạt được mục tiêu này, tối đa hóa lợi ích và thiết lập một tiêu chuẩn chất lượng cao. Sự nhất quán trong việc áp dụng phương pháp này là yếu tố “vàng” để đảm bảo thành công.

Sản xuất hiệu quả với thuê xưởng sản xuất tại Kizuna!