Lưu kho là gì? Lợi ích và chi phí khi lưu kho cho hàng hóa

Quản lý hàng hóa hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc phát triển kinh doanh bền vững. Một trong những giải pháp quan trọng để đảm bảo hàng hóa được bảo quản, phân phối đúng cách là sử dụng dịch vụ lưu kho. Vậy, lưu kho là gì, những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng dịch vụ này ra sao và chi phí lưu kho được tính như thế nào? Hãy cùng Kizuna tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Lưu kho là gì?

Lưu kho là hoạt động lưu giữ hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên liệu trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chúng được vận chuyển hoặc sử dụng cho quy trình sản xuất và kinh doanh. Trong quá trình lưu kho, việc tổ chức và giám sát hàng hóa là rất quan trọng để đảm bảo quản lý và kiểm soát hiệu quả. Mục tiêu chính của việc lưu kho là thiết lập một hệ thống lưu trữ an toàn và có cấu trúc, giúp việc truy cập và quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Các lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu kho

Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hiệu quả

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc lưu kho là giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí. Thay vì phải đầu tư xây dựng và vận hành kho bãi, doanh nghiệp có thể thuê kho lưu trữ với chi phí linh hoạt, phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa và thời gian lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí lớn liên quan đến nhân công, thiết bị, và quản lý kho.

Dịch vụ lưu kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp 

Tiết kiệm thời gian và nâng cao sự tiện lợi

Dịch vụ lưu kho còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi hàng hóa được quản lý chuyên nghiệp từ khâu nhập kho, bảo quản, cho đến khi xuất kho. Quá trình này diễn ra tự động, nhanh chóng và không cần doanh nghiệp phải thực hiện các công việc thủ công, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.

Đảm bảo tài khoản được bảo quản an toàn

Một dịch vụ lưu kho chuyên nghiệp đảm bảo hàng hóa của doanh nghiệp được bảo quản trong môi trường an toàn, phù hợp với các yêu cầu đặc biệt như kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng… Giúp giảm thiểu rủi ro hàng hóa bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu trữ, đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng dễ hỏng hoặc có giá trị cao.

Dễ dàng quản lý hàng hóa

Với hệ thống quản lý kho hàng hiện đại, việc theo dõi, kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Dịch vụ lưu kho hiện nay thường sử dụng công nghệ tiên tiến như phần mềm quản lý kho (WMS), hệ thống mã vạch, và RFID để giúp doanh nghiệp giám sát hàng hóa một cách chính xác và nhanh chóng.

Hỗ trợ doanh nghiệp hướng đến mô hình hoạt động tinh gọn

Doanh nghiệp không phải lo lắng về vấn đề quản lý kho bãi, giúp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Đây là một phần quan trọng trong việc xây dựng mô hình hoạt động tinh gọn (lean), từ đó tăng tính linh hoạt và phản ứng nhanh chóng với các thay đổi của thị trường.

Dịch vụ lưu kho hướng doanh nghiệp đến mô hình tinh gọn và hiệu quả 

Thúc đẩy quá trình phát triển kinh doanh

Khi doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả nhờ dịch vụ lưu kho, họ có thể dành nhiều nguồn lực hơn để tập trung vào việc phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường. Dịch vụ lưu kho không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng quản lý mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

Các loại hình thuê kho bãi phổ biến hiện nay

Hiện nay, có nhiều loại hình lưu kho khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh và nhu cầu lưu trữ của từng doanh nghiệp. Dưới đây là các loại hình thuê kho phổ biến

Kho tư nhân

Kho tư nhân là loại kho mà doanh nghiệp tự đầu tư xây dựng và quản lý. Mặc dù điều này mang lại sự kiểm soát hoàn toàn, nhưng chi phí xây dựng, bảo trì và quản lý kho bãi là rất cao. Đây là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu lưu trữ lâu dài và khối lượng hàng hóa lớn.

Kho công cộng

Kho công cộng là mô hình kho được nhiều doanh nghiệp sử dụng chung. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê không gian lưu trữ và dịch vụ quản lý kho hàng. Đây là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với chi phí linh hoạt và tiết kiệm.

Kho hợp tác

Kho hợp tác là loại hình kho bãi mà một nhóm doanh nghiệp có thể liên kết và cùng nhau xây dựng, quản lý. Điều này giúp giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ.

Trung tâm phân phối

Trung tâm phân phối là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, vừa đảm bảo việc lưu trữ hàng hóa, vừa thực hiện các hoạt động phân phối linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tận dụng không gian lưu trữ tại đây để tổ chức phân phối hàng hóa một cách hiệu quả đến các điểm tiêu thụ cuối cùng. 

Bên cạnh việc lưu trữ, trung tâm phân phối còn thực hiện các hoạt động như đóng gói, dán nhãn, kiểm kê hàng hóa, giúp giảm thiểu chi phí vận hành và tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Cách tính chi phí lưu kho

Hiện tại có 6 cách tính chi phí lưu kho mà doanh nghiệp có thể áp dụng 

Tính chi phí lưu kho theo pallet

Lưu kho theo phương thức pallet là hình thức lưu trữ phù hợp cho các loại hàng hóa có kích thước đồng đều và không yêu cầu xuất nhỏ lẻ. Hàng hóa sẽ được đóng gói cố định trên pallet, sau đó chuyển đến kho. Khách hàng có thể tự đóng hàng lên pallet hoặc chuyển hàng đến kho trước, sau đó hàng sẽ được sắp xếp lên pallet sao cho tối ưu nhất.

Kích thước phổ biến của pallet hiện nay khoảng 48x40x6,5 inch (tương đương khoảng 122x100x16,5 cm).

Hàng hóa được đóng gói theo pallet để lưu kho 

Phương pháp lưu kho theo pallet có ưu điểm là hàng hóa được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng trong việc tính phí lưu trữ. Thông thường, phí lưu kho sẽ được tính theo số lượng pallet mà khách hàng sử dụng. Một số kho còn quy đổi diện tích hoặc thể tích pallet thành m2 hoặc m3. Đặc biệt, nhờ hàng hóa được cố định trên pallet, xe nâng có thể dễ dàng di chuyển hàng hóa lên xuống một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tính phí lưu kho theo m3 (Dựa vào thể tích)

Thể tích là không gian mà hàng hóa chiếm trong kho, được xác định bằng cách nhân chiều dài, chiều rộng và chiều cao của kiện hàng. Ví dụ, một thùng hàng có kích thước 1 mét x 1 mét x 1 mét sẽ chiếm 1 mét khối (m3). Nếu doanh nghiệp lưu trữ 10 thùng như vậy, tổng thể tích cần sử dụng sẽ là 10m3.

Khi lưu kho theo mét khối, hàng hóa thường được xếp trên các kệ tiêu chuẩn với các mức thể tích như 5m3, 10m3, 15m3,... giúp tối ưu hóa không gian và giảm chi phí cho cả kho lưu trữ và khách hàng. Tuy nhiên, để tính phí chính xác, bộ phận kế toán cần theo dõi và cập nhật diện tích sử dụng hàng tháng. Phí lưu kho sẽ dựa trên tổng số mét khối hàng hóa nhân với đơn giá thuê kho trên mỗi mét khối.

Tính phí lưu trữ theo m2 (Dựa vào diện tích)

Phương thức lưu kho theo mét vuông (m²) là một hình thức lưu trữ phổ biến tại Việt Nam, được tính dựa trên diện tích sàn bằng cách nhân chiều dài với chiều rộng của khu vực lưu trữ. Phương pháp này thường phù hợp với các loại hàng hóa lớn, cồng kềnh hoặc nặng.

Lưu kho theo diện tích thì doanh nghiệp có thể tùy ý sắp xếp hàng hóa 

Những mặt hàng như đồ nội thất (giường, tủ, bàn ghế), tủ lạnh, máy móc công nghiệp và các sản phẩm kim loại khó xếp chồng lên kệ sẽ được ưu tiên sử dụng phương pháp lưu trữ theo mét vuông. Do không bị giới hạn bởi không gian kệ, khách hàng có thể tự do sắp xếp hàng hóa, miễn là tuân thủ giới hạn chiều cao.

Mặc dù chi phí lưu kho theo mét vuông thường cao hơn so với lưu kho theo mét khối (m³), phương pháp này cho phép khách hàng linh hoạt điều chỉnh số lượng hàng hóa. Tuy nhiên, nếu không sắp xếp hợp lý, không gian có thể bị lãng phí, dẫn đến chi phí không tối ưu.

Lưu kho tự quản

Hình thức tự quản lưu kho là gì? Đây là một giải pháp mở rộng của việc thuê kho theo mét vuông, trong đó khách hàng sẽ sở hữu một không gian lưu trữ riêng biệt với vách ngăn, khóa riêng và hệ thống bảo mật an toàn. Diện tích kho tự quản có thể linh hoạt từ vài chục đến vài trăm mét vuông, tùy theo nhu cầu và dịch vụ của nhà cung cấp.

Phương thức này mang lại cho khách hàng toàn quyền kiểm soát việc tổ chức và sắp xếp hàng hóa theo ý muốn, rất thích hợp cho các doanh nghiệp lớn có nhu cầu xuất nhập hàng thường xuyên và cần đảm bảo an ninh cho những sản phẩm có giá trị. Tuy nhiên, chi phí thuê kho tự quản sẽ phụ thuộc vào diện tích và thời gian thuê và doanh nghiệp cũng cần tính đến chi phí bổ sung nhân sự để quản lý và giám sát quá trình nhập – xuất kho khi cần.

Tính phí lưu trữ theo từng thùng hàng

Phương thức tính phí lưu kho theo số lượng thùng hàng rất đơn giản. Đơn vị lưu trữ sẽ xác định mức giá cho mỗi thùng, sau đó nhân với tổng số lượng thùng mà khách hàng cần lưu trữ để đưa ra chi phí cuối cùng. Cách tính này thường được áp dụng cho việc lưu trữ hồ sơ hoặc các kiện hàng có kích thước và trọng lượng đồng nhất, được đóng gói cẩn thận và chắc chắn.

Yêu cầu của hình thức này là tất cả hàng hóa cần lưu trữ phải có cùng kích thước và khối lượng để thuận tiện trong việc tính toán và lưu trữ.

Lưu theo số lượng hàng hóa

Đối với các sản phẩm hoặc máy móc có kích thước lớn, cồng kềnh, việc xác định thể tích hay diện tích để tính phí lưu trữ thường gặp khó khăn. Nếu áp dụng cách tính truyền thống, chi phí thuê kho có thể trở nên rất cao. 

Các loại máy công nghiệp có kích thước lớn và cồng kềnh phù hợp với hình thức này 

Để hỗ trợ khách hàng, các công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ áp dụng phương pháp tính giá thuê dựa trên từng đơn vị hàng hóa, thay vì tính theo diện tích hoặc thể tích thông thường. Điều này giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí lưu trữ cho các mặt hàng lớn.

Việc hiểu rõ lưu kho là gì và các lợi ích mà dịch vụ này mang lại là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Lưu kho không chỉ giúp tối ưu chi phí, đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn mà còn giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. 

Kizuna, tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp nhà xưởng xây sẵn có dịch vụ tại Việt Nam, mang đến môi trường sản xuất hiệu quả và an toàn. Với dịch vụ kho bãi chất lượng, Kizuna giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nhanh chóng đi vào hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.