Six sigma là gì? Lợi ích khi áp dụng 6 sigma trong doanh nghiệp

Trong một thế giới kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp luôn tìm kiếm những phương pháp cải tiến hiệu quả để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Six Sigma, một phương pháp quản lý nổi bật, đã trở thành "chìa khóa vàng" giúp các tổ chức đạt được những mục tiêu này. Nhưng chính xác thì Six Sigma là gì? Làm thế nào mà nó có thể biến những con số thống kê phức tạp thành lợi thế chiến lược cho doanh nghiệp? Hãy cùng Kizuna khám phá sâu hơn về phương pháp độc đáo này trong bài viết dưới đây nhé.

1. Six Sigma là gì?

Six Sigma hay 6σ là một hệ thống cải tiến quy trình và quản lý chất lượng dựa trên phân tích thống kê. Hệ thống tập trung vào việc tìm ra các lỗi, xác định nguyên nhân gốc rễ của chúng và đưa ra giải pháp khắc phục để tăng độ chính xác của toàn bộ quy trình. Khác với các hệ thống quản lý chất lượng khác như ISO 9001, Six Sigma mang lại một quan điểm mới mẻ hơn.

Six Sigma là gì

Thay vì chỉ tập trung vào việc xử lý sản phẩm lỗi, Six Sigma khuyến khích đầu tư vào việc cải tiến quy trình để ngăn ngừa lỗi ngay từ đầu. Mục tiêu hướng đến là sự ổn định gần như tuyệt đối trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh. Six Sigma sử dụng thống kê để đo lường số lượng lỗi, sau đó tìm ra các biện pháp khắc phục, đưa quy trình đến gần mức "hoàn hảo" nhất có thể.

Để đạt được tiêu chuẩn Six Sigma, một quy trình không được phép có nhiều hơn 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội (sản phẩm). Đây là một mục tiêu đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả cao trong mọi khâu của quy trình.

2. Những lợi ích khi áp dụng phương pháp Six Sigma

Lợi ích khi áp dụng phương pháp Six Sigma

Các chuyên gia nhận định rằng Six Sigma đem lại nhiều hiệu quả tích cực cho mọi tổ chức thuộc đa số các ngành nghề. Những lợi ích nổi bật cần được nhấn mạnh là:

Nâng cao lợi nhuận, cắt giảm chi phí

Khi tỷ lệ lỗi/ khuyết tật giảm hoặc không còn tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí không cần thiết như nguyên vật liệu, nhân công, thời gian. Điều này cũng đồng nghĩa với việc chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên.

Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung chi phí vào các hoạt động quan trọng hơn như nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, tăng cường quảng bá thương hiệu, đào tạo nhân viên để nâng cao năng lực làm việc. Những điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp cải thiện được chất lượng sản phẩm, tăng lợi thế cạnh tranh, từ đó tăng doanh số và lợi nhuận.

Tăng sự gắn bó của khách hàng

Six Sigma là một phương pháp tập trung vào việc thấu hiểu khách hàng, đảm bảo sản phẩm đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của người sử dụng. Do đó, phương pháp này giúp tăng lòng trung thành của khách hàng.

Để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát hoặc nghiên cứu hành vi của khách hàng để hiểu rõ hơn về các yêu cầu của họ, từ đó cải thiện sản phẩm của mình.

Lập kế hoạch chiến lược hiệu quả

Phương pháp Six Sigma đóng góp thiết thực vào quá trình hoạch định phương án quản trị của tổ chức. Phân tích SWOT kết hợp với định hướng tầm nhìn và mục tiêu cho phép Six Sigma tối ưu hóa các mảng hoạt động cần cải tiến nhằm hoàn thành chỉ tiêu đề ra.

Lập kế hoạch chiến lược hiệu quả để triển khai

Khi chiến lược doanh nghiệp tập trung vào khả năng tối thiểu chi phí trên thị trường, ứng dụng Six Sigma sẽ loại trừ các bước phức tạp không thiết yếu trong quy trình, song song với đàm phán mức giá ưu đãi từ nguồn cung cấp. Bằng phương thức tập trung vào những điểm then chốt, Six Sigma nâng cao năng suất sản xuất và tối ưu chi phí, dẫn đến ưu thế cạnh tranh cùng lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

Tôn trọng văn hoá doanh nghiệp

Six Sigma kết nối chặt chẽ giữa doanh nghiệp với nhân sự thông qua quy chuẩn vận hành hoàn thiện phản ánh hiệu quả thực tế. Phương pháp Six Sigma xem yếu tố nhân lực là trọng tâm và ưu tiên hơn cả yếu tố kỹ thuật giải quyết xung đột phát sinh trong hoạt động kinh doanh thông qua hệ thống đánh giá rõ ràng cùng tinh thần chủ động, tạo điều kiện cho cấp quản lý điều phối nhân sự phù hợp với mọi đặc thù văn hóa doanh nghiệp.

Phát triển quy mô hoạt động

Sau khi đã triệt tiêu mọi nguồn gây ra lỗi và khuyết tật, đồng thời thiết lập quy trình sản xuất đạt tiêu chuẩn Six Sigma, doanh nghiệp sẽ có khả năng mở rộng quy mô hoạt động một cách dễ dàng và thuận lợi. Việc mở rộng bao gồm cả khía cạnh sản xuất và hệ thống đo lường, giám sát chất lượng đi kèm.

Phát triển quy mô lớn hơn cho các hoạt động

Thích ứng linh hoạt với môi trường 

Six Sigma về bản chất là một quá trình biến đổi, thậm chí là cách mạng hoá hoạt động kinh doanh. Khi những quy trình lỗi thời hoặc kém hiệu quả bị loại bỏ, điều này đòi hỏi sự điều chỉnh trong phương thức hoạt động và tư duy của đội ngũ nhân viên. Do đó, một môi trường làm việc cởi mở, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi mới là yếu tố quyết định sự thành công của dự án. 

Khả năng thích ứng nhanh chóng của nhân viên và các bộ phận liên quan sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

3. Nguyên tắc áp dụng phương pháp Six Sigma

Nguyên tắc áp dụng phương pháp Six Sigma

Phương pháp Six Sigma, khi được áp dụng hiệu quả trong môi trường kinh doanh, sẽ đưa doanh nghiệp đến gần hơn với các mục tiêu đã đề ra. Để khai thác tối đa tiềm năng của phương pháp này, doanh nghiệp cần nắm vững những nguyên tắc cốt lõi của Six Sigma:

Cộng tác không có rào cản

Triết lý nền tảng của hệ thống Six Sigma nhấn mạnh sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Mục tiêu là kiến tạo một quy trình vận hành xuyên suốt, hiệu quả, bao quát mọi khía cạnh hoạt động, từ cấp độ cá nhân đến toàn doanh nghiệp, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận.

Lấy khách hàng là trung tâm

Six Sigma ưu tiên việc thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Phương pháp này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thu thập và phân tích phản hồi trực tiếp từ khách hàng để điều chỉnh quá trình hoạt động. Việc lắng nghe và phản hồi kịp thời đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Và bằng cách liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh dựa trên dữ liệu và phản hồi khách hàng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và hướng tới sự hài lòng tối đa của khách hàng.

Chủ động trong việc quản trị

Six Sigma đề cao tinh thần chủ động trong quản trị, thay vì chỉ tập trung vào khắc phục hậu quả của các sai sót, Six Sigma khuyến khích việc chủ động xác định và giải quyết các điểm yếu tiềm ẩn trong quy trình hoạt động. Mục tiêu là phòng ngừa và loại bỏ lỗi ngay từ khâu đầu tiên, đảm bảo độ chính xác và hiệu quả tối ưu cho toàn bộ hệ thống. Triết lý hướng tới sự hoàn thiện ở mọi giai đoạn, từ khâu lên kế hoạch đến khâu hoàn thiện sản phẩm/dịch vụ.

Chủ động trong việc quản trị

Đề cao dữ liệu/ dữ kiện

Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng hai vấn đề quan trọng sau:

• Thông tin cần thiết nào là quan trọng nhất để phân tích?
• Phương pháp Six Sigma vận dụng những dữ liệu đó ra sao để đạt hiệu quả tối ưu?

Cốt lõi của phương pháp Six Sigma nằm ở việc sử dụng số liệu chính xác, không dựa trên cảm tính. Mỗi bước đều cần được đo đếm một cách kỹ lưỡng, tỉ mỉ, tương tự như việc xác định độ lệch chuẩn đạt mức 3,4 phần triệu.

Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm nhỏ

Mục tiêu của Six Sigma là giảm thiểu lỗi xuống còn 3,4 lỗi trên một triệu khả năng, điều này cho thấy sự hoàn hảo tuyệt đối là không khả thi. Do đó, các doanh nghiệp không nên đặt kỳ vọng quá cao ngay từ ban đầu. Quá trình cải tiến cho phép sai sót, điều quan trọng là những sai lầm đó được kiểm soát và trở thành bài học kinh nghiệm quý giá.

4. Triển khai Six Sigma vào doanh nghiệp theo quy trình DMAIC

Hầu hết các doanh nghiệp áp dụng phương pháp Six Sigma đều bắt đầu với quy trình DMAIC, một chuỗi 5 bước cơ bản và phổ biến:

• D – Define (Xác định) trong phương pháp quản lý chất lượng Six Sigma bao gồm quá trình phân tích kỹ lưỡng về đối tượng mua hàng cùng các tiêu chuẩn thiết yếu mà sản phẩm, dịch vụ phải đáp ứng. Doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá nội bộ về năng lực hiện tại, từ đó xác lập các phân vùng trọng yếu để thực thi Six Sigma một cách hiệu quả.
• M – Measure (Đo lường) thể hiện qua hoạt động tổng hợp thông tin, đánh giá tình hình thực tế và nhận diện những điểm bất cập phát sinh trong quá trình vận hành, nhằm tìm ra nguồn gốc sâu xa của các sai sót tồn tại.
• A – Analyze (Phân tích) thể hiện qua việc đối chiếu sự chênh lệch giữa mục tiêu ban đầu và hiệu suất thực tế, qua đó phát hiện những điểm cần cải thiện trong doanh nghiệp. Những phương án được đề xuất phải trải qua quá trình thẩm định nghiêm ngặt và có sẵn phương án dự phòng.
• I – Improve (Cải tiến) là giai đoạn áp dụng những giải pháp cải tiến vào thực tế. Quá trình thực thi cần được giám sát chặt chẽ để kịp thời điều chỉnh hoặc bổ sung khi phát sinh yêu cầu mới.
• C – Control (Kiểm soát) bao gồm các biện pháp theo dõi và điều phối để đảm bảo mục tiêu được thiết lập từ đầu, ngăn ngừa khả năng lặp lại những sai lầm cũ hay lệch khỏi hướng đi đã định.

Six Sigma theo quy trình DMAIC

Tóm lại, bài viết đã trình bày những khái niệm cơ bản về mô hình Six Sigma là gì. Hệ thống này đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi để nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp sản xuất tại Kizuna, Six Sigma hứa hẹn sẽ phát huy tối đa hiệu quả. Để tìm kiếm vị trí xây dựng nhà xưởng phù hợp, tối ưu hóa việc ứng dụng Six Sigma, hãy liên hệ với Kizuna ngay hôm nay.

Sản xuất hiệu quả với thuê xưởng sản xuất tại Kizuna!